Konferencje firmowe to stały element dobrze funkcjonującego przedsiębiorstwa. Regularne spotkania pozwalają na monitorowanie funkcjonowania firmy i reagowanie na aktualne zmiany i potrzeby.
Co jednak, jeśli firma ma oddziały w całej Europie, a nawet poza kontynentem i nie ma możliwości zorganizowania wyjazdów integracyjnych? Tu pomocne okazują się spotkania zdalne bądź hybrydowe. Polegają one na organizacji konferencji stacjonarnie z możliwością streamingu dla osób, które z różnych powodów nie mogą w niej uczestniczyć osobiście. Hotel Kossak od wielu lat pomaga w organizowaniu tego typu wydarzeń.
Przeczytajcie, jak poszło nam przygotowanie ostatniego.
Charakter wydarzenia: międzynarodowa konferencja hybrydowa
Branża: automotive
Ilość osób: 45
Lokalizacja konferencji: Hotel Kossak
• noclegi dla uczestników konferencji w różnych konfiguracjach (różna ilość nocy, osób, dat zameldowania i wymeldowania)
• wynajem sali konferencyjnej wraz z serwisem
• transfery z lotniska i na lotnisko
• lunch i uroczysta kolacja.
Klient zlecając organizację konferencji wymagał od nas pełnego zaangażowania na każdym etapie przygotowań. Po kontakcie telefonicznym przygotowaliśmy wstępną ofertę cenową wraz ze zdjęciami miejsc noclegowych, sali konferencyjnej (do wyboru mamy małe i duże sale wyposażone m.in. w nagłośnienie i sprzęt multimedialny ) oraz restauracji, a także propozycje gastronomiczne. Dzięki sprawnemu działaniu udało nam się szybko dopiąć formalności i po podpisaniu umowy i wpłaceniu zaliczki zajęliśmy się kompleksowym przygotowaniem.
Wraz z organizatorem ustaliliśmy niezbędne kwestie, takie jak godziny konferencji, układ i wyposażenie sali na wydarzenie, catering i ostateczna ilość uczestników.
Dużym atutem naszego hotelu są dwie restauracje, dzięki czemu mogliśmy zaproponować również uroczystą kolację.
W czasie trwania konferencji organizowaliśmy transfery z lotniska na konferencję (w celu ułatwienia tego zadania podzieliliśmy gości na grupy wg godzin oraz numerów przylotów i odlotów). W związku z różnymi porami przylotów zapewniliśmy możliwość zameldowania gości o dowolnej porze.
Na każdym etapie organizator oraz uczestnicy mogli liczyć na pomoc portiera w podłączeniu sprzętu (w tym ekranów z logo firmy), sprawdzeniu nagłośnienia czy doniesienia wody, notatników i zadbania, aby sale wyposażone były w niezbędne akcesoria. Prócz stałej pomocy i koordynacji technicznej, ze strony hotelu zapewniliśmy również powitanie przybyłych na event gości i organizatorów.
W czasie trwania konferencji zadbaliśmy o to, aby każdy z elementów eventu odbył się na wysokim poziomie, w odpowiedniej oprawie i w swoim czasie: przerwa kawowa, przerwa na lunch, uroczysta kolacja. Dbaliśmy też, aby sale szkoleniowe były regularnie sprzątane i i komfortowe dla uczestników i organizatorów spotkań. Ponadto, służyliśmy pomocą w przypadku nagłych sytuacji, takich jak konieczność zmiany pokoju czy zmiany godziny transferu na (lub z) lotniska.
Warto wspomnieć, że planując konferencję nie zapominaliśmy o drobnych gestach i pozornie nieważnych szczegółach. Dowodem na to jest końcówka eventu, gdzie jak zwykle uroczyście podziękowaliśmy za wybór naszego hotelu i oficjalnie pożegnaliśmy wszystkich gości oraz organizatorów, wręczając pożegnalny prezent.
Jak pokazuje powyższy case - Hotel Kossak jest idealnym miejscem na organizację konferencji i spotkań biznesowych. Dzięki zaangażowaniu naszych pracowników już od samego początku planowania konferencji każdy może mieć pewność, że jest w najlepszych rękach.
Doskonała kuchnia (i możliwość zjedzenia również na świeżym powietrzu), w pełni wyposażone sale konferencyjne, imprezy integracyjne i pokoje z widokiem - zajmujemy się kompleksową organizacją wydarzeń biznesowych i każdym zleceniem zajmujemy się z największą starannością. Mimo, że znajdujemy się niemal w samym centrum Krakowa to nasz hotel pozwala na pracę i odpoczynek z dala od miejskiego zgiełku.
Hotel Kossak to wyjątkowe miejsce również na Twoją konferencję i inne eventy firmowe. Zapraszamy do kontaktu! ➡ maria.kozeniuk@osti-hotele.pl
