Organizacja konferencji last minute. Case study na bazie firmy szkoleniowej

Planowanie konferencji to długi proces. Aby wydarzenie odbyło się na odpowiednim poziomie i zgodnie z naszymi oczekiwaniami należy podjąć szereg istotnych działań organizacyjnych. Należy znaleźć odpowiednie miejsce konferencji, zaprosić potencjalnych uczestników (i potencjalnych klientów), wybrać ciekawy temat konferencji i zadbać o tematy poboczne, takie jak np. przerwa kawowa czy organizacja transportu gości. Nasze doświadczenie branżowe sugeruje, że im większe wyprzedzenie, tym mniejsza szansa na niepowodzenie.

Są jednak takie sytuacje, w których nie udaje nam się zaplanować wydarzenia dużo, dużo wcześnie. I wówczas to złożone zadanie musimy rozpracować w zaledwie kilka dni. Spotkaliśmy się z taką sytuacją podczas organizacji konferencji dla klienta z branży szkoleniowej, który zgłosił się do nas z potrzebą organizacji konferencji... last minute!

Charakter wydarzenia: konferencja

Branża: szkoleniowa

Ilość osób: 9

Termin wydarzenia: 20-22/09/2023

Wyzwanie:

Zacznijmy od początku. Jakiś czas temu firma świadcząca kompleksowe usługi trenerskie dla firm polskich i międzynarodowych zgłosiła się do nas z zapytaniem o możliwość organizacji konferencji. Organizacja podobnych wydarzeń planowana jest zazwyczaj z dużym (nawet rocznym) wyprzedzeniem. Tu jednak nie mieliśmy takiej możliwości - musieliśmy działać natychmiast.

Klient zażyczył sobie zaserwowanie kolacji w dzień przyjazdu (środa wieczorem) oraz obiadu w dzień wyjazdu (piątek popołudniu). Dla każdego z uczestników zarezerwował pokój jednoosobowy z widokiem na Wawel. Co ważne, noclegi dla uczestników konferencji były rozliczane bezpośrednio z nimi. W tym przypadku Organizator nie pokrywał kosztów.

Co więcej, nasz Klient poprosił dodatkowo o pokój lub mniejszą salę konferencyjną dla trenera gratis. Na miejsce wydarzenia z kolei wybrał salę konferencyjną z oknami.

Kolejnym wymogiem była kawa i przekąski, serwowana w przerwach konferencyjnych. Uczestnicy eventu zostali również zaproszeni na obiad każdego dnia samej konferencji.

Rozwiązanie:

Jak poradziliśmy sobie z tym wyzwaniem?

Sprawdzenie dostępności sal, ofertowanie

Po kontakcie telefonicznym i wglądzie w kalendarz wydarzeń, a następnie ustaleniu dostępności sali konferencyjnej, od razu wzięliśmy się do pracy. Szybka odpowiedź mailowa, zawierająca kosztorys wydarzenia została zaakceptowana przez Klienta. To był znak, że czas przejść do działania.

W pierwszej kolejności wysłaliśmy Klientowi zdjęcia wszystkich przestrzeni, co było dla niego niezwykle ważnym czynnikiem przy planowaniu programu. Przygotowaliśmy również propozycje gastronomiczne zarówno na obiady, jak i przerwy kawowe.

Harmonogram eventu i zapotrzebowanie na sprzęt techniczny

Po zakończeniu rozpisania budżetu zajęliśmy się formalnościami: podpisaniem umowy oraz wpłatą zaliczki, a także ustaliliśmy najbardziej szczegółowy harmonogram.

Zaczęliśmy od dokładnego rozplanowania przestrzeni oraz przebiegu konferencji. Ustaliliśmy zapotrzebowanie na sprzęt konferencyjny oraz godziny przerw kawowych i obiadowych.

Transfery, wycieczki po mieście

Kluczową kwestią było zapewnienie uczestnikom komfortowych warunków dotarcia na miejsce konferencji. W związku z tym, że był to międzynarodowy event, konieczne było zorganizowanie transferu z i na lotnisko. Organizator poprosił również o przygotowanie dla gości krótkiej wycieczki po mieście, którą wkomponowaliśmy w program konferencji.

Kompleksowe wsparcie na czas wydarzenia

W czasie trwania konferencji każdy z uczestników konferencji mógł liczyć na pełne wsparcie na każdym etapie działań. W organizację wydarzenia zaangażowany był dział techniczny, personel hotelu oraz pracownicy restauracji. Podłączenie sprzętu, nagłośnienia, przygotowanie materiałów konferencyjnych czy wody dla uczestników i czuwanie nad porządkiem w czasie przerw stanowiły dla nas nadrzędne kwestie. Zależało nam, aby dla organizatorów i uczestników czas spędzony w naszym centrum konferencyjnym był pozytywnym i komfortowym doświadczeniem.

Uroczyste powitanie

Ważnym jest, że żaden z uczestników konferencji nie czuł się zagubiony - już od samego początku mógł liczyć na pomoc portiera. Każdy z gości został odpowiednio powitany i zapoznany z przestrzenią konferencyjną. Każdy znał też harmonogram wydarzenia.

Czy mimo poukładanej pracy i dobrej organizacji ominęły nas nieoczekiwane wydarzenia? Niestety nie :) Pojawiła się nagła potrzeba wydrukowania dokumentów i zmiana godziny zwiedzania miasta, ale i z tym daliśmy radę.

Korzyść

Powyższy case pokazuje, że organizacja konferencji w Hotelu Kossak to gwarancja bezproblemowego przebiegu wydarzenia. A także - pełnego wsparcia na każdym jego etapie.

Organizując kilkudniową konferencję klient mógł liczyć na zorganizowanie dogodnych warunków hotelowych dla uczestników. Co jest niezwykle ważne w branży konferencyjnej.

Ponadto, na czas konferencji zaserwowaliśmy catering poprzedzony degustacją, a także dostosowaliśmy dodatkowe elementy wydarzenia do grupy docelowej (np. zwiedzanie miasta w języku angielskim). Uczestnicy konferencji mogli również liczyć na piękny widok na Wawel. Nie tylko podczas konferencji, ale i po niej - z własnego pokoju.

Zastanawiasz się jak bez pośpiechu zorganizować konferencję krok po kroku? Przeczytaj nasz ostatni wpis na blogu: Organizacja konferencji w hotelu- case study lub zgłoś się do naszego działu sprzedaży i marketingu - zrobimy to za Ciebie!

Pamiętaj też, że w Centrum Konferencyjnym Hotelu Kossak zorganizujesz nie tylko konferencję, ale i podobne wydarzenia: spotkania biznesowe, szkolenia czy prezentacje. I to nie tylko w Centrum Konferencyjnym, ale i w Apartamencie czy restauracjach (w tym Cafe Oranżeria na dachu).